Archivo mensual: agosto 2012

La importancia de la planificación

A raíz de varias conversaciones sobre la importancia de la planificación en la realización de proyectos (y trabajos en general) en los que intervienen diferentes agentes, he podido ver los diferentes significados y papeles que se le otorga a esa labor previa. Creo que realmente realizar una labor previa de análisis, establecimiento de hitos y puntos de control, designación de funciones y responsabilidades, estudio de alternativas y preparación de algún plan de contingencia, son puntos más que conveniente para asegurarse la viabilidad de la solución.

Sin embargo, en ocasiones se corre el peligro de santificar la planificación y elevar su importancia a fundamental, esto es, que se convierta en un fin en sí mismo y no en el medio para alcanzar los objetivos. Ser esclavo de la planificación es un error mucho más común de lo que pueda parecer.

Se debe tratar de establecer las pautas, marcar el camino, prever las situaciones… pero debemos evitar que se convierta en el amo y señor del proyecto, dictándonos órdenes como si fuésemos sus vasallos. Pienso que una valiosa virtud que poseemos es el dinamismo y la capacidad de análisis y adaptación, por eso debemos ser valientes para revisar y cambiar esa planificación inicial cuando cambian las condiciones de contorno, manteniendo entonces su importancia y vigencia.

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Las 12 etapas en el arte de cautivar (parte III)

9. Como usar la tecnología de arrastre.

Este punto se centra fundamentalmente en la creación y gestión de la página web, el perfil de linkedin y el blog. Se trata de estar presentes en la red pero no es ésta su única finalidad, sino que se considera condición necesaria pero no suficiente. El objetivo real es estar presente en las redes aportando valor, actualizando contenido, etc., demostrando vida, dinamismo, escucha y empatía. Si bien en la década de los 90 estar en la red consistía en tener una web estática con una animación en flash, en la actualidad el usuario exige cada vez contenido de calidad en un marco intuitivo, sencillo y ágil.

Lo mismo ocurre con el blog, que debe aportar valor y conocimiento a la red que pueda ser valorado por el cliente, incluyendo información de interés.

En linkedin la situación es análoga, y las mejores herramientas para potenciar la presencia y la imagen son la participación en los grupos y foros existentes, además de mostrar un perfil atractivo y actualizado.

10. Como cautivar a tus empleados.

El resto de empleados y colaboradores son parte indispensable en el éxito de esta aventura, y sin su entusiasmo e implicación por su parte es una causa perdida. Para lograr generar esos sentimientos es fundamental mostrarse generoso, transparente, honesto, y coherente. Valorar el trabajo y esfuerzo de los demás, mostrando una actitud de escucha activa y participación es una actitud –desde mi punto de vista- indispensable para poder generar sinergias y poder alcanzar los objetivos más ambiciosos.

11. Como cautivar a tu jefe.

Siempre con humildad, característica que más valoro y aprecio de los demás (haciendo retrospectiva, realmente es una cualidad que tienen todos mis referentes). De la misma manera intento eliminar posibles problemas y dificultades a través de proponer soluciones y alternativas. Por supuesto nunca intento hacerle sombra, pero ni a él ni tampoco a otro colega, considero que es más positivo actuar con generosidad. Mi experiencia es que valoran la proactividad y no quedarse en exponer problemas, aportando soluciones que puedan resultar útiles o por lo menos haber estudiado la situación de forma global. Nunca decir que algo es imposible a priori, sino disfrutar de los retos y hacer todo lo posible por alcanzar los objetivos. Mostrarse inquieto proponiendo cosas nuevas y apuntarse a nuevos desafíos y, en definitiva, mostrarse siempre dispuesto y que sienta que siempre puede contar contigo.

 12. Como resistirse al hechizo.

Las luces de bohemia son tan atrayentes… que a veces es muy difícil sucumbir al hechizo. Ante estas situaciones intento recordar que al final siempre haces lo que tienes en el corazón y que lo que es verdad lo es ahora mañana y siempre. Por eso, dejar pasar algo de tiempo para evitar esos primeros impulsos suele ser un buen mecanismo para poder separar “el grano de la paja” y discernir si realmente conviene dejarse enamorar…

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Las 12 etapas en el arte de cautivar (parte II)

5. Como plantear el lanzamiento.

Esta etapa siempre la afronto desde la particularización del contenido. Para ello, realizo una primera preauditoria de posibles puntos de colaboración, investigo sobre sus referencias y posibles áreas de desarrollo, para poder aportar valor desde esa primera reunión, realizando una declaración desde el segundo cero, ya que tenemos una clara vocación práctica.

Tal y como avanzaba en el paso 4 “Cómo prepararse”, siempre intento adaptar el discurso al interlocutor tanto en la forma (más cercano, más aséptico), en los soportes utilizados (a través de una presentación general, a través ejemplos prácticos o bien a través la aparente improvisación), el guión (global y teórico, concreto y práctico), y siempre preguntando por sus intereses, necesidades, expectativas, demandas y experiencia. Sin embargo, es cierto que parto de un estado de observación activa para intentar conocer cuál puede ser la mejor vía de conexión.

Creo que, de todo lo comentado, una de las cuestiones realmente críticas en la primera reunión es preguntar antes de desarrollar discursos ¿cuántas veces hemos asistido a reuniones en las que nos ofrecen cosas que no solucionan nuestro problema? Por esa razón intento, después de realizar una sucinta presentación relacionada con el objeto de la reunión, formular una serie de preguntas que han ido surgiendo a medida que preparaba la reunión y estudiaba el caso: cuál es su realidad, cuáles son sus necesidades, en qué estado se encuentran tales proyectos, y por supuesto dónde puedo aportar valor y cómo puedo encajar en su operativa.

Además, intento ir un paso más allá buscando la posibilidad de realizar un posible proyecto piloto concreto, de forma que si encaja de forma natural en la reunión pueda invitar a probar la experiencia -a modo de piloto-, bajo el principio (estable y permanente a lo largo de todo el proceso) de mantener compromiso claro de cumplir con la palabra dada.

6. Como vencer la resistencia.

En primer lugar con paciencia, y después con perseverancia.

Las principales fuentes de resistencia que suelo encontrar (además de que realmente no podamos aportar valor, en cuyo caso no podremos vencerla) son la desconfianza ante lo desconocido, el temor a salir de la zona de confort, el coste de cambio, las inercias creadas en el pasado o la permanencia del foco en el precio.

Para poder superar estas barreras suele ser útil recurrir a experiencias previas asimilables para el interlocutor –a nivel de sector, por ejemplo- e incluso colaboraciones puntuales (explicitas o implícitas) que se hayan podido mantener. De este modo generamos un primer punto de confianza a través del conocimiento del sector, de los agentes implicados, tendencias y problemáticas particulares, etc. Es una buena oportunidad para mostrar “nuestra magia” y comenzar a encuadrarnos y a alinearnos con sus objetivos. El peligro en este apartado es llegar a abrumar con datos y referencias, ya que esto puede provocar recelos y alejamiento.

Otra práctica habitual puede ser dar la vuelta a las reticencias planteadas como un calcetín, sin perder nunca la honestidad, es claro. Pero centrarse en las cuestiones positivas como el valor añadido que podemos ofrecer, las bondades y ventajas a través de nuestra colaboración, las referencias de clientes cercanos que puedan refrendar nuestro discurso, y demás cuestiones que permitan transformar los problemas en oportunidades siempre será positivo y nos ayudará en nuestra causa.

7. Como hacer durar el hechizo.

Tanto a nivel externo como a nivel interno, pienso que el único secreto para mantener un hechizo pasa necesariamente por la implicación y el entusiasmo de todos los participantes. Es lo que siempre he buscado en los equipos de trabajo en los que he tenido la fortuna de estar y es la fuerza motriz de los éxitos que hemos alcanzado.

Mirando hacia dentro, éstos son los valores que permitirán crecer al equipo y poder hacer grandes cosas, enfrentarse con pasión a los nuevos retos y superar las adversidades. Mirando hacia fuera, porque los clientes valoran muy positivamente el optimismo, la valentía, la rapidez en la respuesta, el compromiso y la identificación con los objetivos, junto con la coherencia y transparencia, incluso muchas veces lo valoran por encima de los propios resultados obtenidos. Aunque podamos pensar en que esto último es la llave de la fidelización, creo que sin lo demás nunca se llegara a lograr.

8. Como usar la tecnología de empuje.

Básicamente podemos hablar de presentaciones, correo electrónico y twitter.

La gran mayoría de presentaciones a las que he asistido son perfectamente prescindibles, ya sea porque se tratan de autopromociones, información no adaptada, farragosas charlas llenas de datos sin sentido, eternas… Por eso, en parte por una cuestión de ser tantas veces oyente, y en parte por lo defendido por personas como Gustavo Álvarez o el propio Guy Kawasaki, intento salir de ese patrón en mis presentaciones. Aunque todavía abuso del texto, tengo claro que debo particularizar siempre el discurso a la audiencia, evitar la autopromoción (quien desee profundizar en la empresa, puede utilizar otros canales), intento aportar contenido y valor a la audiencia, utilizo abundantes ejemplos y trato de mostrarse accesible, antes y después de la charla. Y, por supuesto, practico mucho la presentación antes de llevarla a cabo.

En cuanto al correo electrónico intento ser breve, estructurado y concreto. Al igual que ocurre en las presentaciones, debo tratar al destinatario como si fuera único, porque es único.

En twitter me gusta seguir a las empresas que me aportan valor e información de utilidad. Esto que parece tan evidente todavía no es práctica demasiado extendida. Si quiero información de la empresa no utilizaré nunca twitter. Lo que valoro es la información que me pueda dar.

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